Los responsables de las empresas están cada día más preocupados y son cada vez más conscientes de la necesidad de realizar una óptima gestión de los inventarios y una adecuada administración de sus almacenes. Esto sucede porque estos procesos afectan directamente en la gestión del departamento de compras y representan montos de inversión que pueden llegan a representar un porcentaje significativo de sus activos.
El control de los inventarios y la administración de almacenes son conocimientos y actividades que todo administrador y/o gerente de empresa debe manejar y saber diferenciar con claridad, con el objetivo de optimizar las operaciones logísticas de su empresa. Lograrlo tendrá como consecuencia múltiples beneficios en lo funcional, en la gestión de los mismos, pero sobre todo en lo económico.
En cambio, un manejo sin la debida preparación o conocimiento de la administración de almacenes y el control de inventarios, llevaría a serias deficiencias en los procesos operativos de las empresas, sobre todo en los procesos de logística de producción. Por ello es muy importante saber manejar por separado el control de inventarios de la gestión de almacenamiento.
La gestión de almacenamiento
El control de inventarios
Impacto en las compras
- La repercusión de los procesos ya mencionados en el proceso de compra es directa. Aquí algunos de los muchos beneficios:
- Genera mayores recursos financieros para utilizar en la compra de materiales o activos.
- Brinda la posibilidad de planear las compras, es decir, saber el stock necesario que se necesita para una determinada actividad.
- Controla el flujo de efectivo, es decir, cuánto será la inversión.
- Reduce el desperdicio de material que no se usa o que no se llegó a vender.
- Aumenta la productividad y permite el incremento de la competitividad.
La función de almacenamiento se basa en dos acciones principales. La primera consiste en preservar la calidad de los productos desde que ingresan al almacén hasta que salen para ser usados como materias primas en producción o para ser vendidos como productos terminados.
La segunda función se basa en mantener siempre actualizado el registro de materiales físicos con el material registrado en tarjetas o en sistemas electrónicos como el kárdex. Llevar un mal control de los registros significaría una pérdida de dinero.
Existen muchos mecanismos para llevar el control de inventarios, entre ellos: inventarios físicos, inventarios en tránsito (inventarios en el proceso de adquisición y entrega), inventarios comprometidos e inventarios teóricos.
Un inadecuado del manejo de los inventarios produciría exceso, desperdicio y variabilidad del stock. Tener una buena gestión en la administración de los almacenes y el control de los inventarios da a la empresa la posibilidad de tener sus procesos funcionando como un reloj suizo, manejando, preservando y custodiando sus activos.
Por estas razones y otras también importantes es determinante conocer el manejo de control de inventarios y de la administración de los almacenes ya que estos influyen en la mejora de los recursos financieros, que son la esencia de cualquier administración.
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